Datenschutz­erklärung

Stand: März 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

emproof GmbH
Hattinger Straße 44
44789 Bochum
Deutschland

Geschäftsführer: Marc Schieder
E-Mail: contact@emproof.com
Website: www.emproof.com

Handelsregister: Amtsgericht Bochum, HRB 17815
USt-IdNr.: DE323893507

2. Überblick

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website www.emproof.com und der darauf angebotenen Dienste erheben, verarbeiten und nutzen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Dazu gehören beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse oder Ihr Nutzungsverhalten auf unserer Website.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Digitale-Dienste-Gesetzes (§ 5 DDG) sowie des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (§ 25 TDDDG).

3. Bereitstellung der Website und Hosting

3.1 Hosting-Anbieter

Unsere Website wird auf der Plattform HubSpot CMS gehostet. Das Hosting erfolgt auf dem EU1-Cluster von HubSpot mit Rechenzentren in Frankfurt am Main (Deutschland) und Irland. Damit verbleiben Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union.

Anbieter ist die HubSpot Ireland Limited, One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland (Auftragsverarbeiter: HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA).

3.2 Server-Log-Dateien

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst der Hosting-Anbieter automatisiert Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies umfasst:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Seite
• Verwendeter Webbrowser und Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Übertragene Datenmenge
• Statuscode des Zugriffs (z. B. 200, 404)

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs der Website sowie der Erkennung und Abwehr von Angriffen.

Speicherdauer: Server-Log-Dateien werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

4. Cookies und Einwilligungsmanagement

4.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Webbrowser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie dienen dazu, unsere Website nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Einige Cookies sind technisch notwendig, andere werden für Analysezwecke oder zur Personalisierung eingesetzt.

4.2 Einwilligungsmanagement (Cookiebot)

Für die Verwaltung von Cookie-Einwilligungen setzen wir Cookiebot ein, einen Dienst der Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark.

Beim Aufruf unserer Website wird Ihnen ein Cookie-Banner angezeigt, über das Sie Ihre Einwilligung für die verschiedenen Cookie-Kategorien erteilen oder verweigern können. Nicht technisch notwendige Cookies werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.

Cookiebot speichert ein eigenes Cookie (CookieConsent), um Ihre Einwilligungsentscheidungen zu dokumentieren. Dieses Cookie ist technisch notwendig und wird für 12 Monate gespeichert.

Rechtsgrundlage: Die Einholung der Einwilligung erfolgt gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligungspflicht für nicht technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien). Die Verarbeitung der Einwilligungsdaten durch Cookiebot erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung zur Nachweisbarkeit der Einwilligung).

5. Cookie-Kategorien

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der auf unserer Website eingesetzten Cookies, gegliedert nach Kategorien:

Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie werden in der Regel nur als Reaktion auf von Ihnen durchgeführte Aktionen gesetzt.

Präferenz-Cookies

Diese Cookies ermöglichen erweiterte Funktionen und Personalisierung. Sie werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.

Statistik-Cookies

Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren. Sie werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.

Marketing-Cookies

Marketing-Cookies werden verwendet, um Besuchern relevante Werbung und Marketingkampagnen anzubieten. Derzeit setzen wir keine Marketing-Cookies ein. Sollte sich dies ändern, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und Ihre Einwilligung einholen.

6. Webanalyse — Google Analytics 4

Wir verwenden Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Muttergesellschaft ist die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Google Analytics 4 verwendet Cookies (insbesondere _ga und _ga_G-Y97SJPESJK), die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und eine Analyse Ihrer Nutzung unserer Website ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert.

IP-Anonymisierung: Google Analytics 4 speichert IP-Adressen standardmäßig nicht vollständig. Die IP-Anonymisierung ist in GA4 automatisch aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse von Google innerhalb der EU gekürzt wird, bevor sie an Google-Server übermittelt wird.

Datenaufbewahrung: Wir haben die Aufbewahrungsdauer für Nutzerdaten in Google Analytics auf den kürzestmöglichen Zeitraum konfiguriert. Ereignisdaten werden nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

Opt-out: Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie Ihre Cookie-Einwilligung über unser Cookie-Banner widerrufen. Darüber hinaus können Sie das Google Analytics Opt-out Browser-Add-on installieren.

Auftragsverarbeitung: Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Google Analytics wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert.

7. Google Tag Manager

Wir verwenden den Google Tag Manager (GTM) der Google Ireland Limited. Unsere Container-ID lautet GTM-WNQW2BKM.

Der Google Tag Manager ist ein technisches Hilfsmittel, mit dem wir Website-Tags (z. B. Tracking-Codes, Analyseskripte) zentral verwalten und einbinden können. Der Tag Manager selbst setzt keine eigenen Cookies und erhebt keine personenbezogenen Daten. Er fungiert lediglich als „Vermittler“, der andere Tags auslöst, die ihrerseits Daten erfassen können.

Beim Laden des Tag Managers wird jedoch Ihre IP-Adresse an Google übermittelt, was technisch unvermeidbar ist. Tags, die einwilligungspflichtige Dienste (z. B. Google Analytics) laden, werden erst nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner ausgeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten und zentralen Verwaltung von Website-Tags.

8. HubSpot CRM und Tracking

Wir nutzen HubSpot als CRM-System (Customer Relationship Management) sowie für Website-Hosting, Formulare, Terminbuchungen und den Mitgliederbereich. Anbieter ist die HubSpot Ireland Limited, One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland (Auftragsverarbeiter im Auftrag der HubSpot, Inc., USA).

HubSpot setzt eigene Tracking-Cookies (siehe Cookie-Tabelle in Abschnitt 5), um Besucheraktivitäten auf unserer Website zu erfassen, darunter:

• Besuchte Seiten und Verweildauer
• Klickpfade und Interaktionen
• Zuordnung von Websitebesuchen zu CRM-Kontakten (nach Formularübermittlung)

EU-Hosting: Unsere HubSpot-Instanz wird auf dem EU1-Cluster (Rechenzentren in Frankfurt und Irland) betrieben. Personenbezogene Daten verbleiben damit grundsätzlich innerhalb der EU.

Auftragsverarbeitung: Wir haben mit HubSpot einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für das Tracking von Besucheraktivitäten; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für die technisch notwendige Nutzung der HubSpot-Plattform (CMS, Formulare, Session-Management).

9. Kontaktformulare

Auf unserer Website bieten wir verschiedene Kontaktformulare an, die über HubSpot Forms realisiert werden. Wenn Sie ein Formular ausfüllen und absenden, werden die von Ihnen eingegebenen Daten an unser HubSpot-CRM übermittelt und dort gespeichert.

Erhobene Daten (je nach Formular):

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen / Organisation
• Telefonnummer (optional)
• Ihre Nachricht / Anfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person).

Speicherdauer: Ihre Formulardaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Nach Beendigung des Geschäftszwecks werden die Daten unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren) gelöscht.

10. Terminbuchung

Auf unserer Website können Sie über HubSpot Meetings Termine mit uns vereinbaren. Dabei werden die von Ihnen eingegebenen Daten verarbeitet.

Erhobene Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Gewünschter Termin und Zeitzone
• Optionale Angaben (Unternehmen, Nachricht)

Bei der Buchung wird automatisch ein Kontakt in unserem HubSpot-CRM erstellt oder ein bestehender Kontakt aktualisiert. Dies dient der Vorbereitung und Durchführung des vereinbarten Termins.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person).

11. Mitgliederbereich

Unsere Website verfügt über einen geschützten Mitgliederbereich, der über die HubSpot Membership-Funktionalität realisiert wird. Um den Mitgliederbereich zu nutzen, müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten anmelden.

Verarbeitete Daten:

• E-Mail-Adresse (als Login-Kennung)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Session-Daten (für die Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung)
• Zugriffsprotokoll (welche Inhalte aufgerufen wurden)

Session-Management: Für die Verwaltung Ihrer Anmeldesitzung werden technisch notwendige Cookies gesetzt (siehe Cookie-Tabelle, Abschnitt 5).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsrfüllung — Bereitstellung des vereinbarten Zugangs zum Mitgliederbereich).

12. Wissensdatenbank (Knowledge Base)

Wir betreiben eine Wissensdatenbank auf Basis der HubSpot Knowledge Base. Diese ist teilweise öffentlich zugänglich und teilweise nur für angemeldete Mitglieder verfügbar.

Innerhalb der Wissensdatenbank werden Nutzungsdaten erfasst, insbesondere:

• Aufgerufene Artikel und Suchbegriffe
• Bewertungen einzelner Artikel (hilfreich/nicht hilfreich)
• Aktivitäten angemeldeter Nutzer (zugeordnet zum CRM-Kontakt)

Diese Daten dienen der Verbesserung unserer Dokumentation und des Kundensupports.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Wissensdatenbank) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung für angemeldete Nutzer).

13. Social-Media-Links

Auf unserer Website finden Sie Links zu unseren Profilen in sozialen Netzwerken. Es handelt sich dabei um einfache Hyperlinks (keine Social-Media-Plugins oder Tracking-Pixel). Beim Aufruf unserer Website werden daher keine Daten an die Social-Media-Anbieter übermittelt. Ein Datentransfer findet erst statt, wenn Sie aktiv auf einen dieser Links klicken und die jeweilige Drittseite aufrufen.

Wir verlinken auf folgende Plattformen:

• LinkedIn — LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland — Datenschutzrichtlinie
• X (ehemals Twitter) — X Corp., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA — Datenschutzrichtlinie
• GitHub — GitHub, Inc. (Microsoft Corporation), 88 Colin P Kelly Jr St, San Francisco, CA 94107, USA — Datenschutzrichtlinie

Bitte beachten Sie, dass beim Besuch dieser Drittseiten deren eigene Datenschutzbestimmungen gelten, auf die wir keinen Einfluss haben.

14. Schriftarten

Unsere Website verwendet die Schriftart Geist als selbst gehostete Webfont-Datei (WOFF2-Format). Die Schriftdateien werden direkt von unserem eigenen Server geladen. Es erfolgt keine Verbindung zu externen Font-CDNs (wie z. B. Google Fonts) und somit keine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Zusammenhang mit der Schriftarteneinbindung.

15. Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen wurde:

16. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA. Wir stellen sicher, dass bei einer solchen Übermittlung ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

EU-US Data Privacy Framework (DPF)

Die Europäische Kommission hat am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss für das EU-US Data Privacy Framework verabschiedet. Sowohl Google LLC als auch HubSpot, Inc. sind unter dem DPF zertifiziert. Die Übermittlung personenbezogener Daten an diese Unternehmen ist damit auf Grundlage von Art. 45 DSGVO zulässig.

Standardvertragsklauseln (SVK/SCCs)

Ergänzend zum DPF verwenden wir EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als zusätzliche Schutzmaßnahme für Datenübermittlungen in Drittländer.

HubSpot EU-Hosting

Unsere HubSpot-Instanz wird auf dem EU1-Cluster betrieben (Rechenzentren in Frankfurt am Main und Irland). Personenbezogene Daten werden damit primär innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert. HubSpot kann jedoch für bestimmte Supportleistungen auf Daten aus den USA zugreifen, was durch die oben genannten Garantien abgedeckt ist.

17. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen:

18. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu, die Sie jederzeit gegenüber uns geltend machen können:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, einschließlich der Verarbeitungszwecke, der Kategorien der verarbeiteten Daten und der Empfänger.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern kein Rechtsgrund für die weitere Verarbeitung besteht (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einlegen (siehe gesonderter Abschnitt 19).
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: contact@emproof.com

19. Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

20. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: www.ldi.nrw.de

21. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

22. Verbraucherstreitbeilegung

Die EU-Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS-Plattform) wurde am 20. Juli 2025 eingestellt (Verordnung EU 2024/3228). Eine Liste der Verbraucherschlichtungsstellen finden Sie unter consumer-redress.ec.europa.eu.

Wir sind weder bereit noch verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, technische Änderungen oder Änderungen unserer Datenverarbeitung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf unserer Website unter /de/privacy-policy abrufbar.

Wesentliche Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir deutlich auf unserer Website kommunizieren. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu prüfen.

Stand: März 2026